BASE-Online - Anleitung für Verwalter/innen einer Einkaufsgemeinschaft
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Ihre Einkaufsgemeinschaft in BASE-Online verwalten und Bestellungen durchführen.
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Inhalt
Einkaufsgemeinschaft verwalten
In diesem Abschnitt erklären wir die wichtigsten Funktionen zur Verwaltung Ihrer Einkaufsgemeinschaft.
Mitbesteller verwalten
Über den Menüpunkt "Einkaufsgemeinschaft verwalten ( )" -> "Mitbesteller verwalten" können Sie die Mitbesteller Ihrer Einkaufsgemeinschaft verwalten.
Anders als in der alten Version von BASE-Online benötigen Sie als Verwalter/in kein separates Mitbestellerbenutzerkonto mehr! Sie können Ihr Administratorkonto verwenden, um sich an einer Bestellung zu beteiligen.
Sie haben dabei zwei Möglichkeiten, um Ihre Mitbesteller hinzuzufügen:
- Einladung per E-Mail
- Manuelles Anlegen eines Mitbestellbenutzerkontos
1. Einladung per E-Mail
Sie können vom System eine Einladung an die eingegebene E-Mail-Adresse schicken lassen. Diese Einladungs-E-Mail enthält einen Link, mit dem die Person ihr eigenes Mitbestellbenutzerkonto selbstständig anlegen kann.
Durch das Einladen eines neuen Mitbestellers wird noch kein Benutzerkonto im System erstellt, weshalb man sich mit der eingeladenen E-Mail-Adresse auch noch nicht im System einloggen kann! Mitbesteller müssen ihre Einladung selbstständig annehmen und ein Benutzerkonto anlegen, indem sie dem entsprechenden Einladungslink folgen, den sie in der Einladungs-E-Mail erhalten haben. Erst nachdem ein Mitbesteller die Einladung angenommen und ein Benutzerkonto erstellt hat, kann er/sie sich mit diesem Benutzerkonto einloggen.
2. Manuelles Anlegen eines Mitbestellbenutzerkontos
Alternativ zur Einladung per E-Mail können Sie ein neues Mitbestellbenutzerkonto auch manuell anlegen. Das Benutzerkonto ist nach dem Speichern sofort nutzbar. Die Person wird aber nicht automatisch über ihr neues Benutzerkonto informiert. Dementsprechend müssen Sie die Zugangsdaten, die Sie für das Benutzerkonto vergeben haben, händisch an die Person verschicken, beispielsweise per E-Mail.
Bestellungen durchführen
In diesem Abschnitt erklären wir die Durchführung einer Bestellung.
Grundlegender Ablauf einer Bestellung
Die Bestellung einer Einkaufsgemeinschaft durchläuft die folgenden Schritte:
- Bestellung planen
- Bestellung abschicken
- Lieferung erfassen
- Bestellung abschließen
Informationen zum allgemeinen Bestellablauf aus Sicht der Mitbesteller, insbesondere zu den einzelnen Bestellphasen, finden Sie in der Anleitung für Mitbesteller
1. Bestellung planen
Wenn bisher keine Bestellung geplant ist, können Sie eine neue Bestellung planen. Hierbei müssen insbesondere das geplante Bestelldatum, Lieferdatum und die Liefertour angegeben werden. Lieferdatum und -tour werden dabei durch den Tourenplan von Bio-Antakya vorgegeben.
Das geplante Bestelldatum ist der Zeitpunkt, an dem Sie als Verwalter/in vor haben, die Bestellung an Bio-Antakya abzuschicken. Bis zu diesem Zeitpunkt können Ihre Mitbesteller/innen noch Änderungen an ihrer Bestellung vornehmen. Das geplante Bestelldatum ist keine harte Grenze, sondern nur als Hinweis an die Mitbesteller/innen gedacht. Erst wenn Sie als Verwalter/in die Bestellung tatsächlich über den blauen Button "Bestellung abschicken" an Bio-Antakya übermittelt haben, ist der Bestellzeitraum für die Mitbesteller/innen vorbei und den Mitbesteller/innen nicht mehr möglich, ihre Bestellung zu verändern.
Eintragen von Frachtkosten und Rabatt
Zurzeit müssen Sie Frachtkosten und Rabatt händisch eintragen, damit diese aufgeteilt werden können. Nutzen Sie dazu die Bearbeitungs-Links unter der Artikelauflistung Ihrer Bestellung.
2. Bestellung abschicken
Über den blauen Button "Bestellung abschicken" können Sie die Bestellung an Bio-Antakya übermitteln.
In der Eingabemaske wird pro Artikel anhand der gewünschten Minimal- und Maximalmengen Ihrer Mitbesteller/innen die maximal mögliche Anzahl an vollständigen Gebinden als Bestellmenge voreingetragen. Sollten Sie bewusst eine andere Anzahl eines Artikels bestellen wollen, können Sie in dem entsprechenden Eingabefeld auch eine andere Anzahl eintragen.
Ganz unten können Sie noch einen Kommentar zur Bestellung eintragen, der mit der Bestellung an Bio-Antakya übermittelt wird.
3. Lieferung erfassen
Zurzeit müssen Sie die gelieferten Mengen händisch erfassen. Dazu können Sie über den blauen Button "Lieferung erfassen" eine entsprechende Eingabemaske öffnen.
Die Eingabemaske füllt die Eingabefelder automatisch mit den bestellten Mengen aus, sodass Sie nichts ändern müssen, sofern die Bestellung genau so geliefert wurde, wie sie auch bestellt wurde. Wenn es abweichende Liefermengen gibt, können Sie die tatsächlich gelieferte Anzahl an Gebinden eintragen.
Manche Artikel werden nicht als Anzahl an gelieferten Gebinden berechnet, sondern als Anzahl der gelieferten Anteile. Dies betrifft insbesondere Käselaibe, die anhand ihres Gewichts berechnet werden. Bei der Bestellung wird beispielsweise ein Laib Käse bestellt, der ein typisches Gewicht von 4500g (= 4500 Anteile) hat. Produktionsbedingt wird aber ein Laib mit nur 4300g geliefert. Damit dieser Artikel korrekt auf die Mitbesteller/innen verteilt werden kann, müssen Sie bei der Lieferung den Haken bei "Angabe als Anteile statt Gebinde" setzen und als gelieferte Menge nicht "1" eintragen sondern "4300".
Nach dem Speichern der Eingabemaske befindet sich die Bestellung im Zustand "geliefert". Sie können die gelieferten Mengen jetzt auch in der Bestellübersicht ändern, falls Sie sich vertan haben sollten oder einen neuen Artikel zur Bestellung hinzufügen.
Abweichende Preise: Wenn ein Artikel einen falschen Preis hat, weil sich der Preis seit dem Abschicken der Bestellung geändert hat, oder wenn andere Artikeldaten falsch sein sollten (bspw. das zugewiesene Pfand), können Sie die Artikeldaten einer Bestellposition nach dem Speichern der Lieferung bearbeiten, indem Sie auf die Bearbeitungsseite der jeweiligen Bestellposition gehen und dort den blauen Button "Artikeldaten bearbeiten" oben rechts anklicken.
Ersatzartikel: Sollte es Ersatzartikel gegeben haben, können Sie diese einfach vor oder nach dem Erfassen der Lieferung über das entsprechende Eingabefeld zur Bestellung hinzufügen und auf die Mitbesteller verteilen. Den ursprünglichen Artikel können Sie dann aus der Bestellung löschen. Zukünftig soll es eine spezielle Funktion geben, um einen Ersatzartikel zu erfassen, sodass bspw. die Aufteilung auf die Mitbesteller automatisch auf den Ersatzartikel übertragen wird.
In der Zukunft sollen die gelieferten Mengen und die Preise der gelieferten Artikel wieder automatisch aus der Rechnung von Bio-Antakya ausgelesen werden, sodass Sie diesen Schritt nicht manuell durchführen müssen. Den Stand der Entwicklung dieser Funktion können Sie in der Roadmap nachsehen.
Pfandrückgabe eintragen
Für jede Bestellung können Sie die Pfandrückgaben Ihrer Mitbesteller eintragen, damit diese in der Gesamtbestellung und in den einzelnen Mitbestellabrechnungen verrechnet werden.
Das Pfandsystem im neuen BASE-Online ist sehr flexibel gestaltet und teilt das Pfand eines Artikels in Pfand pro Gebinde und Pfand pro Anteil auf. Beispielsweise hat der Artikel "Pilsner Bier (Kiste mit 8 Flaschen)" ein Pfand pro Gebinde ("Gebindepfand"), nämlich die Bierkiste, und ein Pfand pro Anteil ("Anteilspfand"), also pro Flasche. Diese Aufteilung entspricht auch der Pfandaufteilung im Supermarkt: Kistenpfand und Flaschenpfand, die separat bezahlt werden müssen.
Bitte tragen Sie Anteilspfand und Gebindepfand separat in der Rückgabe ein. Beispielsweise bei der Rückgabe der oben erwähnten Bierkiste mit acht Flaschen ein Mal den Pfandartikel "Bierkiste" und acht Mal den Pfandartikel "Bierflasche".
Wir erarbeiten zurzeit, wie sich die Eingabe von kompletten Pfandgebinden ("Bierkiste + 8 Flaschen") sinnvoll umsetzen lässt, um die Eingabe solcher Pfandrückgaben zu erleichtern.
Die Pfandartikel müssen zurzeit noch korrigiert und mit dem internen Auftragssystem von Bio-Antakya abgeglichen werden. Dadurch werden bei der Pfandrückgabe auch Pfandartikel angezeigt, die nicht zur Pfandrückgabe genutzt werden sollen.
Wählen Sie zur Pfandrückgabe bitte die Pfandartikel mit einem positiven Preis aus. Meistens sind diese Artikel gar nicht oder mit dem Zusatz "Rückgabe" gekennzeichnet.
4. Bestellung abschließen
Nach dem Erfassen der gelieferten Mengen müssen Sie ggf. die Aufteilung auf die Mitbesteller noch einmal korrigieren. Falsch aufgeteilte Artikel werden in der Bestellungsübersicht entsprechend farblich hervorgehoben.
Wenn Sie die Bestellung über den blauen Button "Bestellung abschließen" als abgeschlossen markiert haben, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Das Abschließen der Bestellung ist aber nötig, um die endgültigen Mitbestellabrechnungen herunterladen zu können und um eine neue Bestellung planen zu können.
